Wie ordnet man ein Unternehmen?
Was ist bedeutet Ordnung für ein Unternehmen?
Wie hoch der Umsatz eines Unternehmens in den letzten Jahren war ist einem Unternehmer bekannt. Wie hoch der Gewinn war meist ebenso. Und warum sind diese Zahlen bekannt? Weil jedes Unternehmen gut daran tut, diese Zahlen so zu pflegen, dass die Finanz-Behörden zufrieden sind und die Informationen zweifelsfrei nachvollzogen werden können. Der Ordnungsbegriff ist hierbei so relevant, dass er es sogar in eine Richtlinie geschafft hat, nämlich die GoBD -also die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, sowie Datenzugriff.
Dass die Zahlen die ans Finanzamt weitergeleitet werden korrekt sein müssen ist freilich eine sehr eindimensionale Auslegung des Wortes Ordnung. Aber im Kern geht es schlicht darum, dass die Daten die man erhebt und die Dinge die man tut durchdacht, dokumentiert und auf die bestmögliche Art und Weise durchgeführt sind. Und mit dieser Beschreibung kommen wir der betrieblichen Ordnung schon wesentlich näher, denn dabei geht es darum, dass zu jeder Zeit erkennbar sein muss, welche Ressourcen einer Organisation auf welches Ziel hinarbeiten, mit welchen Methoden sie das tun und in wie fern sie ihr Ziel bereits erreichen.
Das ist jetzt natürlich eine sehr theoretische Beschreibung mit der man nicht direkt arbeiten kann. Gemeint ist:
- Jeder im Unternehmen weiß, welche Resultate von seiner Arbeit erwartet werden
- Jeder im Unternehmen weiß, mit welchen Werkzeugen und Methoden er zu arbeiten hat
- Jeder im Unternehmen ist in der Lage, die Anforderungen seines Verantwortungsbereiches zu erfüllen
- Der Status aller betrieblichen Ressourcen (Mitarbeiter, Geld, Waren, Vorräte...) ist zu jeder Zeit bekannt
- Die Führung des Unternehmens wird zuverlässig und zeitnah über alle relevanten Kennzahlen informiert
Wem der Begriff Ordnung nicht gefällt, der darf ihn übrigens auch einfach mit dem Wort Qualitätsmanagement ersetzen.
Was bringt Ordnung im Unternehmen?
Getreu dem in der Wirtschaft bekannten Minimalprinzip bei dem ein Ziel mit dem möglichst minimalen Aufwand zu erreichen ist, fragt sich ein Unternehmer jetzt vielleicht "Schön und gut, wenn mein Laden geordnet ist. Aber was bringt uns das?". Die Kurzform: Geld, Zeit und gute Stimmung im Betrieb.
Kostenersparnis
Mit einer durchgängigen Struktur, deren Einhaltung regelmäßig überprüft wird, werden Beschaffungskosten durch Überbeschaffung von Material, Qualitätskosten durch Verarbeitungsfehler, Personalkosten durch doppelt ausgeführte oder unnötige Tätigkeiten und Energiekosten durch ineffiziente Produktionsprozesse vermieden.
Zeitersparnis
Betriebliche Ordnung in allen Bereich vermeidet unproduktive Zeiten durch die Suche von Werkzeugen oder Unterlagen, lange Bearbeitungszeiten für das Ergänzen nicht vollständiger Unterlagen und auch die Durchlaufzeit von Aufträgen wird durch geordnete und gut getaktete Beschaffung von Zukaufteilen erheblich reduziert.
Betriebsklima
Durch die Schaffung und Aufrechterhaltung von klaren Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten können Unzufriedenheit und Missmut in der Belegschaft zu sehr großen Teilen vermieden werden. Wenn alle Beschäftigten wissen, was von ihnen erwartet wird, und wie sie dieses Ziel erreichen können, dann kommt weder Über- noch Unterforderung auf, was die häufigste Ursache von Unzufriedenheit am Arbeitsplatz ist.
Wie analysiert man ein Unternehmen?
Die Analyse eines Unternehmens erfolgt auf Basis der gesteckten Ziele des Managements. Im Vorfeld eines Projektes wird daher genau besprochen, welche Art der Optimierung angestrebt wird; meist kann das anhand von Beispielen die dem Managament in der Vergangenheit aufgefallen sind gut veranschaulicht werden. Wenn das Ziel klar ist, gibt es einen systematischen Fahrplan nach dem vorgegangen wird:
- Festlegung des zu betrachtenden Bereiches
- Definition des gewünschten oder erwarteten SOLL-Zustandes
- Vorort-Interviews und Prozessaufnahmen im Arbeitsalltag
- Übersichtliche Darstellung des Status quo
- Gap-Analyse zur Feststellung der Abweichungen zwischen IST- und SOLL-Zustand
- Definition von Maßnahmen zur Behebung der Abweichungen
- Ausarbeiten eines Projektplanes zur Umsetzung der Maßnahmen
- Umsetzung und Implementierung der Maßnahmen im Zuge eines Projektes mit Teilprojekten
- Überprüfung der Etablierung aller Maßnahmen im betrieblichen Alltag
Was kommt nach einem Optimierungs-Projekt?
Im Anschluss an ein Optimierungs-Projekt folgt ein Schritt von maßgeblicher Bedeutung: Der Projektabschluss:
- Wurden die Kennzahlen und Ergebnisse der betroffenen Bereiche so verbessert, wie die Erwartungshaltung zu Beginn des Projektes war?
- Welche Verbesserungen konnten nicht umgesetzt werden wie geplant und warum?
- Konnten die erhofften Einsparungen realisiert werden?
- Welche Erfahrungen und Erkenntnisse aus dem Projekt sind für die Zukunft zu dokumentieren?
Nach dem erfolgreichen Abschluss eines solchen Projektes ist sehr von hoher Bedeutung, den Mitwirkenden Anerkennung und Dank auszusprechen, denn es wurde ein neuer, höherer Standard geschaffen.
Ein Standard, von dem aus die nächsten Optimierungen erfolgen.
